Op het moment dat je facturen uitschrijft, moet je je aan een aantal regels houden: er zijn eisen waaraan een factuur minimaal moet voldoen. In deze tekst nemen we met je door welke gegevens dat precies zijn. Zo weet je zeker dat jouw facturen altijd aan alle factuurvereisten voldoen.
De volledige factuurvereisten
De factuurvereisten zijn in principe in twee verschillende delen opgedeeld. Je hebt de factuurkop en de factuurregels. Laten we allereerst kijken wat er op de factuurkop allemaal moet terugkeren.
Factuurkop
· Jouw bedrijfsnaam en adres: Plaats de volledige naam en het adres van jouw bedrijf op de factuur.
· Naam en adres van klant: Hetzelfde geldt voor de volledige naam en het adres van jouw klant.
· Btw-id: Je btw-identificatienummer krijg je op het moment dat de Belastingdienst je als ondernemer voor de btw ziet. Dit nummer bestaat uit een landcode, 9 cijfers, de letter B en vervolgens nog eens 2 cijfers. Betaalt de klant de btw, dus de btw wordt verlegd? Dan moet ook het btw-id van de klant op de factuur staan.
· KvK-nummer: Je KvK-nummer is het inschrijfnummer van je onderneming bij de Kamer van Koophandel.
· Factuurdatum: De dag waarop je factuur maakt en verstuurd aan je klant.
· Factuurnummer: Het factuurnummer op je factuur moet uniek, doorlopend en opvolgend zijn. Hierdoor weet de Belastingdienst bij een controle zeker dat er geen facturen ontbreken.
Factuurregels
· Omschrijving producten of diensten: Op de factuur moet je op een gedetailleerde wijze beschrijven welke producten of diensten je aan de klant geleverd hebt.
· Aantal producten of diensten: Vervolgens neem je in de factuur ook op hoeveel producten of diensten je hebt geleverd aan de desbetreffende klant.
· Leverdatum: Indien van toepassing: vermeld op welke datum de producten of diensten zijn geleverd en of er sprake van een vooruitbetaling en wanneer
· Bedrag exclusief btw: Op regelniveau en op totaal niveau moet dit zichtbaar zijn, zodat in één oogopslag duidelijk is wat het product of de dienst zonder btw kost.
· Btw-tarief: Vervolgens moet het relevante btw-tarief vermeld worden, dat op het product of de dienst van toepassing is.
· Btw-bedrag: Het te betalen btw-bedrag vermeld worden. Is er sprake van meerdere btw tarieven, dan moeten deze bedragen alle afzonderlijk vermeld worden.
· Totaalbedrag: Tot slot moet de factuur het totaalbedrag inclusief btw vermelden.
Wanneer alle bovenstaande gegevens zijn opgenomen, voldoet je factuur aan de vastgestelde factuurvereisten.
Alle actuele regels en informatie is ook terug te vinden op de website van de Belastingdienst.
Op het moment dat je het jezelf makkelijk wil maken om in één keer de juiste gegevens op de factuur te krijgen, is online boekhoudsoftware een goede oplossing.
Asperion is een voorbeeld van zulke software voor ondernemers en accountants- en administratiekantoren. De factuurtemplates beschikken over de minimaal verplichte velden. Voorkom de kans op het maken van fouten door met online boekhoudsoftware aan de slag te gaan. Het is niet voor niets dat meer en meer ondernemingen deze overstap maken.