Ieder accountants- of administratiekantoor krijgt hier vroeg of laat in meer of mindere mate mee te maken. Ze vertragen het werk, wekken irritatie op en frustreren de kantoormedewerkers, maar ook de klant. Als kantoor wil je dan graag op zoek naar een oplossing voor dit soort ‘ergernissen’ en deze zo snel mogelijk verhelpen, wat de dienstverlening in z’n geheel ten goede komt.
Maar wat zijn nu eigenlijk deze grootste ergernissen voor accountants- en administratiekantoren op dit moment? Bij deze een overzicht van de meest voorkomende punten.
#1: Gebrek aan informatie
Gebrek aan informatie levert in veel gevallen bijzonder veel vertraging op. Denk aan een situatie waarin je druk aan het werk bent voor een klant, maar je wat gegevens mist. Je bent dan simpelweg niet in staat om verder te gaan. Het is dan weer afwachten tot de klant reageert en de benodigde informatie aanlevert.
Hoe begrijpelijk dit ook is, het kost wel tijd. Op een later moment moet je je dan opnieuw inlezen voordat je je werkzaamheden kunt hervatten.
#2: Onduidelijke workflow
De workflow in het administratieve proces is lang niet altijd even duidelijk. In de praktijk resulteert dit in veel communicatie over en weer. Dit levert iedere keer nieuwe stukjes informatie, vereiste handelingen en eventuele vervolgstappen op. Het ontbreekt aan een duidelijke structuur, waardoor iedereen onnodig tijd en moeite verspilt.
#3: Resistentie tegen digitale transformatie
Verandering kan spannend zijn en zeker voor accountants geldt dat ze bekend zijn met dit fenomeen. Over het algemeen realiseren accountants namelijk wel dat een digitale transformatie een must is en dat software in toenemende mate in staat is werk uit handen te nemen.
Echter is niet iedere medewerker en klant hiervan op de hoogte of willen hier niet aan meewerken. Van nature houdt de gemiddelde mens vast aan datgene waarvan hij of zij weet hoe het werkt. Men stelt zich dus niet per se welwillend op ten opzichte van vernieuwing.
#4: Geen optimale communicatie
Een goede communicatie is cruciaal. Het scheelt enorm veel tijd, wanneer iedereen zo snel mogelijk op één lijn zit. Dit is helaas nog niet op ieder kantoor volledig het geval.
Er is bijvoorbeeld sprake van een versnipperde communicatie. Meerdere mensen binnen het administratiekantoor werken met één klant. Het is dan voor alle partijen niet volledig duidelijk wie nu wat doet en al heeft gedaan. Het bespaart flink wat tijd wanneer dit wel centraal verloopt.
#5: Onvolledige ontzorging
Ondernemers moeten nog altijd te veel zelf doen. Er is dus behoefte aan meer ontzorging. Als kantoorhouder krijg je waarschijnlijk geregeld met dit irritatiepuntje te maken. Je wilt graag ingaan op deze wens, maar dan moeten daar wel de middelen voor zijn.
Het komt bijvoorbeeld geregeld voor dat de klant realtime inzicht wil hebben in de administratie voor wat betreft het banksaldo, omzet, kosten, openstaande posten en natuurlijk het resultaat. Er zijn voldoende middelen die kunnen helpen bij een betere ontzorging. Niet elke klant benut de middelen samen met de kennis en kunde van een kantoor optimaal.
#6: Overschot aan applicaties
Een overschot aan verschillende applicaties waar klanten mee werken leidt tot verschillende vormen van inefficiëntie.
Wanneer er niet op één centrale locatie een overzicht aanwezig is, levert dit zowel voor een administratiekantoor als ook voor de klant extra werk op. Vooral wanneer de verschillende apps niet optimaal met elkaar communiceren. Er is dan behoefte aan open data met de juiste koppelingen. Ideaal wanneer je als administratiekantoor verschillende gegevens nodig hebt voor het opstellen van een jaarrekening.
Uiteindelijk levert het combineren van data uit verschillende applicaties tot nieuwe inzichten. Het is voor alle partijen een betere werkwijze.
#7: Het gevoel dat je een nummer bent
In de Accountancy draait het om cijfers. Soms voelt het alsof je een nummer bent bij je softwareleverancier. Goede support is onontbeerlijk voor een kantoor zodat jij je klant goed kunt bedienen. Wanneer de software goed werkt is er niets aan de hand. Het gaat juist om de situaties, waarin er iets niet werkt zoals verwacht. Wat je niet wilt is dat je dan een “nummertje” moet trekken voor support en eindeloos moet wachten. Je wilt snel gehoord en geholpen worden, dat je support op niveau krijgt en dat de supportdesk jouw persoonlijke vangnet is.
#8: Veranderend verdienmodel en grote invloed van softwareleveranciers
Het huidige verdienmodel van administratiekantoren blijkt minder toekomstbestendig dan men vaak denkt. Het ‘uurtje-factuurtje’ als verdienmodel krijgt te maken met serieuze concurrentie. De markt is aan het veranderen als een direct gevolg van de digitalisering. In toenemende mate betekent dit dat men in de accountancy afhankelijk is van de softwareleverancier. De software waar je mee werkt, is mede bepalend voor de toegevoegde waarde van jouw dienstverlening.
Het is belangrijk om een leverancier te kiezen, die snapt dat de toekomst van jouw administratiekantoor direct gekoppeld is aan de tevredenheid van jouw klanten.
De meeste van bovenstaande pijnpunten zijn op te lossen door de (workflow) processen nog eens goed onder de loep te nemen en een juiste keuze te maken voor wat betreft de software. Op deze manier loopt alles beter, verhoog je het werkplezier, ben je toekomstgericht bezig en dit straalt uiteraard weer af op je klanten.
Ontdek hoe Asperion kan helpen om deze ergernissen te voorkomen.
Onze toegewijde accountancy specialisten zijn beschikbaar wanneer je kennis wilt maken. Bij Asperion krijg je geen verkoper op je nek, maar een collega om gewoon eens samen te praten over de mogelijkheden.