Je herkent het vast: aan het eind van het kwartaal komt alles tegelijk. Bonnen die nog ergens liggen, facturen die niet zijn verwerkt en een btw-deadline die dichterbij komt.
Dat geeft onrust bij je klant én piekdruk op kantoor. In dit klantverhaal lees je hoe RS Financial Services dat anders aanpakt en wat jij daarvan kunt leren.
In dit klantverhaal lees je hoe RS Financial Services met een slimme werkwijze en Asperion zorgt voor meer overzicht, minder herstelwerk en vooral meer rust in de administratie.
Rompslomp en btw-stress: ondernemers kennen het maar al te goed.
Bonnetjes in schoenendozen, mappen die ieder kwartaal naar de boekhouder gaan, of dat knagende gevoel vlak voor de btw-deadline: “Ben ik niks vergeten?”
Voor veel ondernemers voelt administratie niet als steun in de rug, maar als een last.
Ruud Sluijs en Jochem Kaper van Administratiekantoor RS Financial Services zien het keer op keer. Nieuwe klanten stappen vaak binnen met precies die stress. En zij besloten het anders te doen.
Persoonlijk en zonder drempels
“Het leukste van ons vak is niet het inboeken” zegt Ruud. “Het is het contact met klanten. De band die je opbouwt en het gevoel dat ze altijd kunnen bellen.”
Bij RS Financial Services draait het daarom om laagdrempelig contact. Geen uurtje-factuurtje voor elk belletje, geen koude meters die meedraaien.
“Bij sommige kantoren durf je bijna niet te bellen, omdat je meteen een rekening krijgt” vult Jochem aan. “Wij werken met duidelijke afspraken en vaste prijzen. Een klant moet ons zonder aarzeling kunnen bellen, dát is pas persoonlijk werken.”
Die benadering maakt het verschil. Ondernemers voelen zich serieus genomen en durven vragen te stellen. Het schept vertrouwen.
Waar administratiekantoren tijd verliezen in de praktijk
Door digitalisering kan alles sneller en slimmer mits je de routine aanpast. Dit vraagt ook om een andere houding van ondernemers.
“Sommige klanten zijn gewend om alles te bewaren tot het eind van het kwartaal” zegt Ruud.
Digitaal gemak in plaats van stapels papier
RS Financial Services maakt administratie bewust makkelijker voor klanten. Ze stimuleren om wekelijks of dagelijks aan te leveren. Het vraagt even wennen, maar daarna ervaren klanten direct de rust en het gemak.
“Nieuwe klanten mogen bij ons niet meer met papier aanleveren” vertelt Jochem. “Alles gaat via de app of per mail. Je maakt een foto van je bonnetje en klaar.”
Het effect is groot. Minder piekdruk, minder fouten en altijd tussentijds inzicht.
“Dat scheelt klanten stress en ons avonden werk” zegt Ruud.
Zo ontstaat er tijd voor een koffiemoment en gesprek over de business, in plaats van over ontbrekende bonnetjes.
Hoe RS Financial Services werkt met Asperion
In dit gesprek met Asperion vertelden Ruud en Jochem hoe digitalisering hun werk makkelijker maakt en ondernemers meer rust geeft.
Slimme ondersteuning in je dagelijkse boekhoudroutine
Persoonlijke aandacht lukt alleen als de administratie zelf soepel verloopt. Daarom werkt RS Financial Services met Asperion Online Boekhouden.
Asperion is bij ons de verborgen kracht achter de schermen.
Dat merk je in de praktijk doordat je minder hoeft te herstellen en sneller kunt doorwerken. Zo houd je regie op het kwartaal, zonder dat je team steeds in de piekstand hoeft.
Met Asperion als vaste basis in hun proces leveren ondernemers door het kwartaal heen aan.
Jij hoeft minder achteraf te corrigeren en houdt meer regie op de btw-deadlines.
Ondernemers leveren eenvoudig aan en houden hun administratie bij in dezelfde omgeving als het kantoor. Denk aan:
- Bonnetjes via de Mobile app
- Verwerken facturen automatisch met Scan en Herken (OCR)
- Bankmutaties die automatisch binnenkomen via bankkoppelingen, zodat niets ontbreekt.
Zo besparen ondernemers uren per maand, houden ze grip op hun cijfers en blijft er meer tijd over voor hun bedrijf.
Dat levert ondernemers vooral rust op: minder losse lijstjes, minder “ben ik iets vergeten?” en sneller inzicht op de cijfers.
Voor RS Financial Services betekent het: minder handmatig werk, minder herstelboekingen en meer tijd voor persoonlijk contact.
“Sinds we met Asperion werken, heb ik eindelijk rust in mijn kantoor” zegt Ruud. “Alles gaat makkelijk en snel, waardoor ik meer tijd heb voor mijn klanten én mezelf.”
Resultaat: meer overzicht en minder werkdruk
Dus als je ooit denkt dat administratie alleen maar gedoe is, weet dan dat het ook anders kan. RS Financial Services laat zien dat je met de juiste aanpak én het juiste pakket weer tijd overhoudt voor wat echt telt.
Scherpe tarieven door slim werken
Als je efficiënter werkt, kun je je prijsafspraken ook eenvoudiger houden. Dat maakt het voor ondernemers voorspelbaar.
“Geen verborgen uurtjes, geen verrassingen achteraf,” zegt Ruud.
“Klanten weten precies waar ze aan toe zijn.”
Samen groeien: méér dan cijfers
RS Financial Services kijkt verder dan boekhouden alleen. Ze brengen klanten actief met elkaar in contact.
“Soms zoekt een klant een programmeur of een grafisch ontwerper” zegt Ruud. “Dan kijken we in ons netwerk en brengen we ze bij elkaar. Daar ontstaan vaak mooie samenwerkingen uit.”
Klanten merken het verschil
- Een ondernemer die overstapte van een kantoor waar elk belletje werd gefactureerd, ervaart nu hoe bevrijdend het is om zonder drempel advies te vragen. Dat voorkomt twijfel en uitstel.
- Een familiebedrijf dat altijd met papieren mappen werkte, ontdekte hoe prettig het is om via de app aan te leveren en direct over de cijfers te praten.
- Ondernemers die vroeger last-minute btw-stress hadden, zien hun aangifte nu weken eerder afgerond. Dat geeft rust.
- Asperion werkt eenvoudig, is betrouwbaar en helpt om administratie weer leuk te maken.
“Je hoort ze niet meer over btw-stress,” zegt Jochem lachend. “En dat is precies de bedoeling.”
Vooruitkijken: nog meer tijd voor klanten
De komende jaren wil RS Financial Services nóg verder digitaliseren.
Met slimme koppelingen en automatiseringstools wordt boeken steeds meer vervangen door controleren. Dat geeft ruimte voor contact en advies.
“Dat geeft ons lucht” zegt Ruud. “Tijd om klanten te bezoeken, om meer te sparren, om echt mee te denken. Uiteindelijk willen we dat ondernemers ervaren dat administratie hen vooruithelpt in plaats van tegenhoudt.”
De kern in één zin
“Jij onderneemt, wij zorgen dat je cijfers kloppen. Snel en persoonlijk, met digitaal gemak en scherpe tarieven. En altijd met het doel om samen te groeien.”
Ondernemers hoeven administratie niet meer te zien als hoofdpijn of rompslomp. Met de juiste begeleiding en slimme digitalisering kan het zelfs… bijna leuk worden.
RS Financial Services laat zien dat je met de juiste aanpak én het juiste boekhoudpakket meer tijd overhoudt voor wat echt telt.
Wat jij hiervan kunt leren als administratiekantoor
Wil je minder werkdruk en meer regie? Dan helpt het als je je proces net iets anders inricht.
Dit zijn vier keuzes die je direct kunt maken:
- Stop met achteraf aanleveren.
Spreek af dat klanten bonnen en facturen direct aanleveren via de Mobile App. Zo voorkom je mappen aan het eind van het kwartaal en werk je continu bij. - Beperk handmatig verwerken.
Gebruik scan- en herken voor de basis en richt je tijd op controle. Dat scheelt herstelwerk en voorkomt typefouten. - Leg communicatie vast bij de boeking. Zodat je niets kwijtraakt in mail of WhatsApp.
Met de Copilot-vraagpostenfunctie in de administratie blijven vragen en antwoorden gekoppeld aan de juiste transactie. - Werk met actuele cijfers.
Gebruik bankkoppelingen zodat mutaties automatisch binnenkomen en je altijd met actuele cijfers werkt.
Wil je dit echt goed neerzetten, zorg dan dat jij en je klant in dezelfde administratie werken.
Eén plek voor aanleveren, verwerken en vragen. Dat geeft overzicht en rust.
Wil je dit ook zo inrichten voor jouw kantoor?
Plan een korte kennismaking. Dan kijken we samen naar je aanleverproces en hoe je piekdruk rondom btw vermindert met Asperion.
Dit interview verscheen eerder op de website van RS Financial Services
Overgenomen met toestemming en op enkele punten redactioneel aangepast.