Je facturatie loopt meestal prima.
Totdat een Belgische klant zegt: “We accepteren geen pdf meer, alleen e-facturen.”
Dan loop je direct tegen twee risico’s aan:
- Je factuur wordt afgekeurd en later betaald;
- Je administratie wordt rommelig door ‘omwegen’ met losse bestanden, mailtjes en correcties.
Sinds 1 januari 2026 geldt in België een brede verplichting voor gestructureerde elektronische facturen bij B2B tussen btw-plichtige ondernemingen.
Die verplichting geldt voor transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling. Lever je als Nederlandse ondernemer aan een Belgische klant, dan ben je formeel niet automatisch verplicht. In de praktijk zullen veel Belgische bedrijven hun leveranciers vragen om via Peppol te factureren, zodat zij voldoen aan de nieuwe standaard.
Dat maakt e-facturatie ook relevant als jij gewoon in Nederland onderneemt.
Officiële informatie over de ingangsdatum en reikwijdte van de Belgische e-facturatieverplichting is te vinden bij Peppol Nederland en VLAIO.
In dit artikel krijg je overzicht en een concreet stappenplan voor e-facturatie naar België.
Zo houd je regie en voorkom je gedoe met creditnota’s, opnieuw versturen en betaalachterstanden.
Wat bedoelt België met ‘e-facturatie’?
In de praktijk bedoelt België niet “een pdf per e-mail”. Het gaat om een gestructureerde factuur die automatisch wordt ingelezen en verwerkt.
Kort samengevat:
- Een pdf is leesbaar voor mensen.
- Een gestructureerde e-factuur is leesbaar voor systemen.
Dat verschil bepaalt of een factuur automatisch wordt verwerkt of handmatig wordt tegengehouden.
Daarom hoor je in gesprekken met Belgische klanten vaak termen als:
- Peppol (het netwerk waarover facturen worden verzonden)
- UBL (een veelgebruikt factuurformaat)
Als je dit scherp hebt, voorkom je dat je ‘denkt dat je goed zit’ terwijl je klant iets anders verwacht.
Wil je de begrippen rustig nalezen?
Wanneer is dit voor jou relevant?
Dit speelt vooral als je:
- zakelijke klanten hebt in België (B2B)
- levert aan organisaties met een strak ingericht inkoopproces (grotere mkb’ers, ketens, productiebedrijven)
- werkt met leveranciersportalen of e-procurement
Ook zonder Belgische vestiging kan een Belgische klant eisen dat je factureert volgens hun inkoopproces.
Het stappenplan voor e-facturatie naar België: zo voorkom je vertraging en afkeur
Als dit voor jou speelt, is het belangrijk om het niet ad hoc te regelen. Met dit stappenplan voorkom je ruis en herstelwerk.
Stap 1: vraag je klant wat zij precies verwachten
Stel het concreet. Dan weet je binnen 5 minuten waar je aan toe bent.
Vraag:
- Moet het via Peppol?
- Welk formaat accepteren jullie (bijvoorbeeld UBL)?
- Hebben jullie een Peppol-ID of ander afleveradres dat op de factuur moet?
- Willen jullie ook nog een pdf als bijlage, of is dat niet nodig?
Zo voorkom je dat een technisch juiste factuur toch wordt geweigerd.
Stap 2: zorg dat je factuurgegevens 100% kloppen
Bij e-facturen gaat controle automatisch. Kleine fouten vallen dan eerder op.
Let extra op:
- btw-nummer en adresgegevens
- juiste afnemer (bv/vestiging)
- betaaltermijn en IBAN
- inkoopordernummer of referentie (als je klant dit eist)
Dit scheelt je later correcties en het opnieuw afletteren van betalingen.
Tip: Als je vaak bezig bent met “waar is die betaling gebleven?”, lees dan ook: Afletteren in de boekhouding.
Stap 3: kies één vaste werkwijze
De fout die je nu het meest ziet: iedereen doet het net even anders.
Vandaag stuur je een pdf, morgen een UBL, en volgende week via een portaal.
Dat levert ruis op, zeker als je samenwerkt met een administratiekantoor.
Kies daarom 1 werkwijze en leg vast:
- wie de factuur aanmaakt
- waar de bron ligt (facturatiemodule, extern pakket, portal)
- hoe je controleert of hij is aangekomen en geaccepteerd
Dat geeft jou rust en je administratiekantoor overzicht.
Werk je al met UBL? Dan helpt dit: Elektronisch factureren met UBL.
Stap 4: richt je administratie zo in dat correcties geen stress worden
Ook met e-facturatie kan er iets misgaan: verkeerde referentie, onjuiste afnemer, verkeerde btw-behandeling.
Zorg dat je dan snel kunt herstellen:
- werk met één boekhoudprogramma waarin facturen en boekingen samenkomen
- voorkom dat je correcties ‘los’ via mail afhandelt
- bewaak openstaande posten strak
Moet je regelmatig correcties doorvoeren?
Dan zit de grootste tijdwinst meestal in hoe je je jaarproces hebt ingericht.
Met de aandachtspunten hieronder kun je controleren waar verbeteringen mogelijk zijn.
Tip: Door met één boekhoudprogramma te werken waarin facturen en boekingen automatisch samenkomen, voorkom je veel herstelwerk en behoud je overzicht. Wil je dit zelf ervaren, dan kun je dit eenvoudig proberen met een proefomgeving van Asperion.
Wil je dit verder uitwerken, dan helpen deze artikelen je op weg:
- Wat moet je als ondernemer regelen aan het eind van het boekjaar?
- Wat is een jaarrekening en moet je er als ondernemer één maken?
Wat levert dit je op?
Als je dit goed regelt, krijg je drie praktische voordelen:
- Snellere betaling: minder afkeur en minder heen-en-weer met je klant.
- Minder herstelwerk: je voorkomt losse correcties en onduidelijke versies.
- Meer regie: jij bepaalt de werkwijze, in plaats van dat elke klant ‘iets anders’ vraagt.
En dat is precies wat je nodig hebt als je veel deadlines hebt en je administratie ook in drukke weken betrouwbaar wilt houden.
Veelgestelde vragen
Is een pdf-factuur nog genoeg?
Voor veel Belgische B2B-situaties: steeds vaker niet. Vraag je klant expliciet of zij een gestructureerde e-factuur eisen. Zie de uitleg over de Belgische verplichting via Peppol Nederland en de ondernemersinfo van VLAIO.
Is Peppol hetzelfde als UBL?
Nee.
- Peppol is het netwerk waarover je facturen veilig uitwisselt.
- UBL is een veelgebruikt formaat van de factuurinhoud.
Lees ook: Peppol uitgelegd en UBL uitgelegd.
Waar check ik de officiële informatie?
Start bij:
- fin.belgium.be – e-facturering
- Peppol Nederland – verplichte e-facturatie via Peppol in België vanaf 2026
Tot slot: houd het simpel, maar wel strak
Je hoeft e-facturatie naar België niet ingewikkeld te maken.
Als je 1 vaste werkwijze afspreekt, je factuurdata op orde hebt en je klant precies uitvraagt wat zij verwachten, voorkom je 80% van de problemen.
Wil je dat je administratiekantoor hier ook rust van krijgt? Zet dit onderwerp dan op jullie vaste checklist, samen met je eindejaars- en btw-momenten. Dan houd je grip, ook als de druk oploopt.